【家全体】税金書類の保管期間は何年?〜過去40年分の書類整理をしました

【家全体】税金書類の保管期間は何年?〜過去40年分の書類整理をしました 家全体

こんにちは(^_^)
アラフォーでオヤカタ(親の家の片付け)を始めたパピンです。

4月から6月にかけて、住民税や国民健康保険などの今年度納税分のお知らせが続々と届きはじめました。

去年の今頃は両親と同居していなかったため、それらの書類保管に関して意識を向けていなかったのですが、オヤカタをしているうちに「どうやら実家の書類整理が怪しげ…」ということに気づいたパピン。

ということで、本日の記事では

・書類整理が苦手
・大事な書類っていつまで残しておけばいいの?

という疑問をお持ちの皆さんに、パピン実家の書類整理方法をお伝えしたいと思います。

それでは、40年分の書類整理いってみよー!!(^0^)/苦…。

現状把握〜一体いつから残してあるの?

整理整頓は好きだけれど物を捨てないパピン父。
整頓好きな割に大事な書類整理はパピン母に任せっきりでした。
そしてその母はというと、

私、もともと書類整理ってとっても苦手

と、自分でも自覚するほどの苦手意識を持っています。

大事な書類だから残しておいた方がいいでしょ?

と、残し続けた結果、なんと結婚してからの40年分の書類が保管されるという事態に…

母の行動は以下の通り↓

●捨て時がわからず全て保管
●ひとつの引き出しが埋まる度に次の引き出しへと保管
●引き出しがなくなると空箱へと溜めていき、結果、家中の色々な場所に書類が保管され、どこに何の書類があるのかわからなくなる

一枚一枚の紙は薄くても、ある程度まとまった量になると紙ものの整理って本当に大変です。

実行〜期限と場所を決めれば今後もらくらく管理

現状把握が出来たところで、いざ実行。
私が実際に行ったことは以下の通り↓

●家中の散在した書類を集めて用途別に仕分け
●それぞれの書類の残す年数を決める
●決めたものに該当しない書類は処分
●書類ごとにファイルを分けて保管

それでは詳しく見ていきましょう。

●家中の散在した書類を集めて用途別に仕分け
私が把握している場所だけで計3箇所に分かれていた保管場所。
更に母に聞いて分かった1箇所から掘り出し、分類しました。

ざっと分けるとこんな感じ。
1:市民・道民税
2:固定資産税
3:国民健康保険
4:介護保険
5:後期高齢者医療保険
6:生命保険、損害保険
7:霊園維持管理料
8:確定申告書類
9:自動車税・自動車保険
10:各種領収書
11:各種契約書
12:年金関係

●それぞれの書類の残す年数を決める
私が住む自治体のホームページには記載が見当たらなかったため、別な町のホームページを参考にしました。

市がさかのぼって課税できる期間は最高7年、課税した税金の徴収権の時効は5年と規定されています。このため、7年間は領収証書を保存してください。

西宮市ホームページ

こちらも参考になりそうです。

https://www.nta.go.jp/about/introduction/torikumi/hozon_kikan/pdf/01.pdf

国税庁標準文書保存期間基準(保存期間表)

これらを元にパピン家用として決めたのがこちら。

●税金関係(市税、固定資産税など)→7年
●保健関係(国保、介護保健など)→5年
●確定申告関係→5年
●領収書(確定申告前の物)→1年
●契約書→契約終了まで

決めたものに該当しない書類は処分
残す年数が決まったらあとは簡単。
それに沿って該当しない書類を処分していきます。

多くて直近7年分なので、過去40年分の書類のほとんどは処分対象でした。

が、万が一のこともあるので、ひとつひとつ封書を開封して見ていきます。
案の定、書類の山から「これは大事!」という物も見つかり、時間をかけてでも確認する作業の大切さを実感。

書類ごとにファイルを分けて保管
残すべき物が決まったら、書類ごとにファイリングしていきます。
こだわったポイントは、

●出し入れしやすいこと
探しやすいこと
●今後書類が増えても一つの箱で管理できること

これを踏まえて、インデックスファイル形式にすることにしました。

使用したもの
・A4個別フォルダー(セリアで購入)

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・インデックスファイルボックス(実家にあった物を使用)

インデックスに、書類名のシールを貼っていきます。

【家全体】税金書類の保管期間は何年?〜過去40年分の書類整理をしました

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【家全体】税金書類の保管期間は何年?〜過去40年分の書類整理をしました

残しておく年数も記載しておくと書類整理の際の目安になって便利です。

【家全体】税金書類の保管期間は何年?〜過去40年分の書類整理をしました

ファイルボックスに入れるとこんな感じになりました。
まだまだ余裕があります。

実家の書類整理は親の意識が確かなうちに!

今回整理をしてみて思ったのは、両親が健在なうちに書類整理は早めにやっておいた方が良いということ。

母自身、
「気になっていたけれど中々できなかった」
「自分たちが突然他界してしまった時に娘が困ることになるのではと心配だった」

と言っています。

父は書類の保管場所を把握していなかったので、母がもし認知症を発症してしまうと誰もわからないという状況。

亡くなってからの各種手続きで四苦八苦しないためにも、大事な書類の保管場所は皆がわかるように整理しておくことをオススメします。

まだ着手していませんが、自宅の登記簿などの重要書類などもこのファイルボックスに一緒に収めておこうと計画中。

書類整理って面倒で腰が重くなりがちですが、一度システムを作ってしまえば後がらくです。

40年も放置せず(^^;)
少しずつやっていきましょう♪

本日もお読み下さり、ありがとうございました(ー人ー)

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